Politica de Confidențialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Versiune actualizată în februarie 2023

AVENOR procesează date personale ale angajaților, potențialilor, actualilor și foștilor săi elevi, dar și ale părinților acestora sau reprezentanților legali în cadrul activităților sale zilnice de furnizare de servicii educaționale.
AVENOR gestionează datele personale în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor nr. 679/2016 în vigoare în Uniunea Europeană (GDPR). În acest scop, AVENOR acționează în calitate de operator al datelor dvs. personale și al datele personale ale elevilor săi, adică AVENOR stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare pentru datele personale.
Conform politicii de confidențialitate, vă rugăm să rețineți că termenul ”procesare” reprezintă orice operațiune efectuată asupra datelor personale, indiferent dacă este sau nu prin mijloace automate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, stocarea, adaptarea, modificarea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea prin orice mijloace, ștergerea sau distrugerea.
Ne dorim ca procesul de prelucrare a datelor cu caracter personal să fie complet transparent, prin urmare vă prezentăm mai jos toate informațiile de care aveți nevoie în legătură cu acest subiect.
Vă rugăm să acordați timpul necesar pentru a citi această politică de confidențialitate și pentru a înțelege operațiunile de prelucrare a datelor efectuate de AVENOR.

1. De ce AVENOR procesează date personale:

AVENOR procesează date personale care vă aparțin sau aparțin elevilor în următoarele scopuri:

Furnizarea de servicii educaționale, începând cu procesul de admitere, înscrierea elevilor, administrarea clasei și orarului, activități didactice în spațiile proprii și online, administrarea examenelor interne și publice, consultanță în procesul de înscriere la instituții de învățământ superior, eliberarea de registre matricole și rapoarte de evaluare academică.
Furnizarea de servicii educaționale complementare: derularea programului Virtual Learning, dezvoltare personală, consiliere personală și consultanță în alegerea carierei, acces la biblioteca școlii, activități co-curriculare, excursii școlare, gestionarea publicațiilor școlare, crearea unui mediu virtual de învățare și acordarea accesului la rețeaua de internet și intranet ale AVENOR, precum și monitorizarea utilizării rețelelor AVENOR.
Asigurarea securității în campus: monitorizarea accesului în campus, supraveghere video, asigurarea securității în sesiunile de educație online.
Asigurarea asistenței medicale și a consilierii psihologice în caz de nevoie.
Asigurarea măsurilor de siguranță obligatorii impuse de autorități pentru revenirea la condițiile de educație de la sediile Avenor, precum și pentru asigurarea sistemului de educație în regim hibrid, în conformitate cu Metodologia-Cadru anunțată de Ministerul Educației și Cercetării în septembrie 2020.
Asigurarea condițiilor de maximă siguranță și confidențialitate referitoare la gestionarea datelor privitoare la istoricul și interacțiunile Covid-19, apariția și evoluția unor simptome Covid-19 și prelucrarea sistematică de date privitoare la starea de sănătate și pre-existența unor boli cronice.
Administrarea școlii: gestionarea dosarelor și documentelor educaționale ale elevilor, gestionarea listelor de contacte ale elevilor și părinților (nume, telefon, e-mail), gestionarea facturilor și plăților, audituri și controale interne, elaborarea de rapoarte și statistici, implementarea politicilor școlare, asigurarea colaborării cu alte școli sau alte entități educaționale, arhivarea, evaluarea calității serviciilor noastre, facilitarea activităților de cercetare .
Comunicarea în școală: transmiterea mesajelor în legătură cu elevii și activitățile AVENOR prin orice mijloace de comunicare.
Comunicarea pentru buna derulare a activităților de la distanță și a școlii online.
Organizarea activităților de strângere de fonduri și a altor evenimente școlare (de exemplu, concerte, producții de teatru, talent shows), inclusiv mesaje de marketing legate de activitățile de strângere de fonduri organizate de AVENOR.
Participarea la evenimente și conferințe online interne și internaționale unde organizatorul solicită accesul la datele de înregistrare și participare a elevilor (nume, adrese de email).
Soluționarea disputelor și litigiilor.

2. Categoriile de Date Personale pe care AVENOR le procesează includ dar nu sunt limitate la următoarele:

Informații și date de contact (numele și prenumele, cetățenia, țara de origine, adresa, informațiile incluse în CI / pașapoarte, CNP, Certificate de naștere, numărul de telefon, e-mail etc.);
Detalii bancare;
Documente medicale: istoricul medical, alergiile, fișa de vaccinare, afecțiunile, rezultatele examenelor medicale și alte documente medicale ale elevilor;
Documente medicale, fișe și dosare medicale ale angajaților, chestionare privitoare la istoricul interacțiunilor Covid-19, simptome specifice Covid-19 și date medicale speciale privitoare la existența unor boli cronice, declarate pe proprie răspundere.
Date referitoare la mediul educațional și performanța academică a elevilor: rezultate academice și rapoarte de evaluare semestriale, disciplina și conduita elevilor, hobby-uri, rezultatele testelor educaționale, feedback-ul profesorilor, etc .;
Date despre disciplina și conduita elevilor, precum și date privind preferințele / interesele elevilor;
Date privitoare la adresele de email, adresele IP și alte elemente personale asociate sistemului de educare online de la distanță;
Date despre familie: informații despre frați și surori înscriși la AVENOR, gospodărie, istoric lingvistic, profesie și locul de muncă al părinților etc.;
Date de autentificare și de identificare: semnătura olografă, e-mail, parole, cardul de acces în campus, date de localizare, adrese IP și alte detalii de identificare online, informații despre mașina personală etc .;
Fotografii, voce și videoclipuri.

În general, datele personale deținute de AVENOR au fost furnizate direct de părinți sau ca rezultat al interacțiunii dintre părinți și elevi cu școala. În unele cazuri, datele au fost furnizate de către terți (de exemplu, prin transferul dosarului de școlarizare sau de reprezentanți ai școlilor unde elevii au învățat anterior).

3. Baza legală a operațiunilor de procesare a datele personale

AVENOR colectează și prelucrează în continuare datele personale, pe baza unuia dintre următoarele motive legale, stabilite în mod expres de GDPR:
• Consimțământul pe care ni l-ați acordat, înainte de orice prelucrare a datelor cu caracter personal, pentru:

utilizarea fotografiilor și clipurilor video cu elevii în diferite publicații școlare, pe site-ul web al AVENOR și pe paginile oficiale de social media;
utilizarea datelor dvs. de contact pentru mesaje de marketing despre acțiunile caritabile organizate de AVENOR;
alte acorduri care pot fi necesare periodic pentru diverse activități de prelucrare a datelor personale.

Pentru respectarea Contractului de școlarizare, precum și pentru pașii inițiați de dumneavoastră pentru a intra în proces de admitere și a beneficia în continuare de serviciile noastre educaționale.

Vă rugăm să rețineți că există câteva categorii de date cu caracter personal obligatorii, necesare AVENOR pentru încheierea Contractului de școlarizare și pentru a oferi servicii educaționale la standarde înalt și în interesul elevilor. Categoriile obligatorii de date cu caracter personal sunt incluse în Formularul de aplicare completat online și anexat contractul de școlarizare pe care l-ați încheiat/urmează să-l încheiați cu AVENOR. Toate categoriile de date obligatorii pentru încheierea contractului sunt marcate corespunzător în Formularul de aplicare.

Vă rugăm să luați în considerare faptul că toate categoriile obligatorii de date sunt necesare AVENOR pentru a vă putea evalua cererea și, în final, pentru a vă înscrie copilul. Necompletarea tuturor informațiilor marcate ca obligatorii în formular va duce la imposibilitatea AVENOR de a vă procesa cererea și de a încheia un contract cu dvs.

O prevedere legislativă care impune AVENOR să proceseze datele dvs. personale (de exemplu, pentru facturare).
• Pentru îndeplinirea unei sarcini de interes public, având în vedere că AVENOR oferă servicii educaționale considerate servicii de interes public, în conformitate cu prevederile aplicabile în domeniul educației din România, numeroase operațiuni de prelucrare de date realizate de AVENOR strict în scopuri educaționale vor avea această bază legală pentru procesare. Referindu-ne aici în special la emiterea și stocarea documentelor cu rezultate academice, evaluarea performanțelor elevilor etc.
• Interesul legitim urmărit de AVENOR.

AVENOR se bazează pe acest temei juridic pentru a furniza serviciile educaționale pentru care și-a luat angajamentul și serviciile complementare din același domeniu de activitate la cele mai înalte standarde, întotdeauna în beneficiul elevilor și fără a încălca drepturile și libertățile părinților sau ale elevilor .
AVENOR poate să invoce baza legală a interesului legitim în următoarele situații:

monitorizarea utilizării mediului virtual de învățare și a rețelei AVENOR, inclusiv monitorizarea utilizării contului de e-mail furnizat de AVENOR;
organizarea unor activități de strângere de fonduri, inclusiv promovarea acestor activități;
executarea revendicărilor legale, soluționarea plângerilor și controlul terților;
gestionarea, controlul, raportarea și realizarea statisticilor privind activitatea școlii;
asigurarea securității la sediile AVENOR, inclusiv prin sistemele de monitorizare video;
menținerea relațiilor apropiate cu absolvenții și membrii comunității AVENOR;
colaborarea cu alte școli și instituții de învățământ;
colaborarea cu organizatorii unor evenimente interne și internaționale, inclusiv evenimente online;
respectarea acordurilor cu furnizorii, inclusiv cu furnizorii de asigurări;
accesul la granturi și la alte surse de finanțare.

În ceea ce privește prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal conform GDPR, respectiv informațiile medicale, vă rugăm să luați în considerare faptul că AVENOR procesează informațiile medicale în baza următoarelor motive juridice:

Cabinetul medical prelucrează astfel de date pentru programe de prevenție și sănătate ocupațională, pentru diagnosticarea și acordarea de îngrijiri medicale sau sociale sau de tratament pe baza legislației europene sau naționale;
Prelucrarea este necesară din motive de interes public considerabil, pe baza legislației europene sau a legislației naționale. Un astfel de temei juridic este utilizat în special în acele situații în care școala trebuie să evalueze capacitatea de învățare a unui elev și să adapteze activitățile didactice la nevoile individuale ale acestuia;
Consimțământul explicit acordat de dvs. pentru divulgarea datelor personale ale elevilor în legătură cu alergii de care suferă;
Prelucrări ale datelor personale speciale ale elevilor și angajaților din motive de interes vital, absolut normale în condițiile situațiilor de urgență și de alertă: date despre istoricul interacțiunii cu persoane contaminate Covid-19, date despre eventualele simptome asociate Coronavirus, date despre eventualele boli cronice provenite de la centrele de Medicina Muncii, medici de familie sau prin completarea unor chestionare pe proprie răspundere.
Profesorii psihologi pot avea acces la o serie de date personale sensibile legate de un anumit profil psihologic, existența unor dosare ale unor copii și activitățile curente de consultații psihologice.

4. Divulgarea datelor cu caracter personal

AVENOR divulgă datele dvs. personale numai angajaților AVENOR, personalului și colaboratorilor care au nevoie de acces la datele personale în principal pentru a asigura furnizarea serviciilor educaționale și complementare. În acest sens, vă rugăm să țineți cont de faptul că numai cabinetul medical are acces la fișele și datele medicale ale elevilor. Alte departamente ale școlii au acces la informații medicale specifice, pe baza consimțământului pe care l-ați exprimat (în legătură cu alergiile) sau pentru a proteja un interes public substanțial în baza legislației europene sau naționale (de exemplu, anumite afecțiuni medicale care declanșează nevoi speciale de învățare).
În ceea ce privește divulgarea datelor dvs. personale către terțe părți, în afara AVENOR, vă rugăm să rețineți că transmiterea datelor are loc numai în cadrul activității zilnice a școlii. Categoriile de destinatari includ următoarele:

Furnizori de servicii IT, inclusiv aplicații educaționale, instrumente de învățare online, platforme de email marketing precum MailChimp sau sisteme de management informational precum Engage by DoubleFirst
Administratorul Cafeteria AVENOR, în capacitatea de furnizor independent de servicii alimentare în campusul nostru;
Alte grădinițe, școli sau colegii prin transferul dosarelor de școlarizare;
Alte instituții sau organizații de învățământ, care nu se limitează la alte școli;
Organizatori de evenimente extra-curriculare, inclusiv evenimente online;
Furnizorii unor platforme de comunicare și colaborare la distanță utilizate în sesiunile Virtual Learning;
Agenții de turism, furnizori de servicii de catering și de transport;
Echipele foto și video contractate de AVENOR;
Furnizori de servicii de curierat;
Furnizori de servicii de utilități;
Autorități și instituții publice, instanțe judecătorești naționale sau internaționale și ambasade străine sau alte tipuri de misiuni diplomatice;
Consultanți fiscali, juridici și contabili.

5. Transferuri către țări terțe

AVENOR poate transfera datele personale ale elevilor și părinților către o terță țară numai în scopul participării la activități școlare, excursii sau tabere internaționale care fac obiectul activității instituției noastre. În plus, pentru buna derulare a condițiilor de examinare, AVENOR poate transfera datele personale ale elevilor în Marea Britanie – către Cambridge International Examinations. Începând cu data de 01.01.2020 toate transferurile de date personale către partenerii noștri din Marea Britanie sunt justificate în mod legal prin acordurile post Brexit de adecvare GDPR dintre UE și Marea Britanie.

Pentru orice altă situație, AVENOR va cere acordul dvs. în prealabil.

6. Stocarea datelor cu caracter personal

AVENOR stochează toate datele dvs. personale cât timp vă aflați într-o relație contractuală cu școala, iar ulterior, în termenul maxim stabilit de legislație pentru fiecare categorie de date cu caracter personal. AVENOR păstrează dosarele elevilor și toate datele referitoare la interacțiunea elevului cu AVENOR în principal în scopul evaluării activității școlii și a calității serviciilor oferite, dar și pentru a răspunde potențialelor solicitări ale elevilor cu privire la parcursul lor educațional în cadrul AVENOR , solicitări care apar de obicei după ce elevii termină studiile.

Cu toate acestea, vă rugăm să țineți cont de faptul că toate registrele matricole și alte documente școlare referitoare la activitățile de studiu sunt păstrate pentru o perioadă nedeterminată, în conformitate cu obligațiile legale pe care le are AVENOR în acest sens. În plus, în cazul în care o dispoziție legală impune o perioadă minimă de păstrare, AVENOR va păstra datele personale pentru cel puțin acea perioadă obligatorie.

7. Drepturile dvs. cu privire la prelucrarea datelor personale de către AVENOR

GDPR oferă anumite drepturi legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, de care beneficiați și dvs. și elevii AVENOR. În acest sens, vă rugăm să țineți cont de faptul că elevii care au un nivel corespunzător de înțelegere ar putea exercita drepturile enumerate în această secțiune, în mod individual.
AVENOR respectă toate drepturile menționate în GDPR și se angajează să furnizeze mijloacele adecvate prin care puteți exercita aceste drepturi, în conformitate cu detaliile menționate mai jos:

Dreptul de a avea acces la datele personale, care implică posibilitatea de a obține confirmarea de la AVENOR dacă datele dvs. personale sunt sau nu prelucrate de școala noastră și, dacă este cazul, aveți dreptul să solicitați acces la aceste date, precum și informații suplimentare în ceea ce privește datele personale, cum ar fi: scopul prelucrării, categoriile de destinatari cărora le sunt dezvăluite datele cu caracter personal și perioada prevăzută de stocare. În situațiile în care aveți nevoie să vă exercitați acest drept, vă rugăm să luați legătura cu AVENOR și să solicitați confirmarea sau accesul la datele dvs. personale prin completarea Formularului de solicitare a accesului la date personale și trimiterea acestuia prin e-mail. Vă rugăm să aveți în vedere categoriile specifice care constituie excepții, cum ar fi informațiile care identifică alte persoane sau care sunt supuse obligațiilor de confidențialitate.
Dreptul la rectificare, care vă permite să solicitați rectificarea de către AVENOR a oricăror date personale incorecte pe care AVENOR le poate deține, precum și de a vă completa datele personale incomplete.
Dreptul de ștergere înseamnă că, în situațiile reglementate în mod expres de lege, puteți solicita ștergerea datelor dvs. personale. Vă rugăm să țineți cont de faptul că legea prevede posibilitatea ștergerii datelor cu caracter personal în situațiile în care prelucrarea acestora este ilegală sau când prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs. și ați retras acest consimțământ.
Dreptul la restricționarea procesării, ceea ce înseamnă dreptul dvs. de a obține restricții privind prelucrarea datelor dvs. personale din partea AVENOR. Rețineți că acest drept nu poate fi exercitat decât în situații specifice stabilite de GDPR, cum ar fi atunci când contestați exactitatea datelor dvs. personale. În perioada necesară AVENOR pentru a vă rectifica datele, ne puteți cere să restricționăm prelucrarea datelor dvs. personale.
Dreptul la portabilitatea datelor, care implică dreptul dvs. de a primi datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod frecvent și care poate fi accesat electronic și să transmiteți aceste date mai departe unui alt controlor. Acest drept la portabilitatea datelor se va aplica numai datelor personale pe care ni le-ați furnizat și pentru care prelucrarea se face prin mijloace automate bazate pe consimțământul dumneavoastră sau pentru respectarea contractului pe care l-ați încheiat cu AVENOR.
Dreptul de vă opune prelucrării datelor dvs. personale de către AVENOR, din motive legate de situația dvs. particulară. Acest drept se aplică situațiilor în care AVENOR se bazează pe consimțământul dvs. ca bază legală pentru procesarea datelor personale (de exemplu, prin utilizarea adresei dvs. de e-mail pentru transmiterea mesajelor legate de strângerea de fonduri).
Dreptul de a depune o plângere reprezintă dreptul de a contesta modul în care AVENOR efectuează prelucrarea datelor dvs. personale la autoritatea competentă pentru protecția datelor.
Dreptul de a vă retrage consimțământul acordat pentru diverse operațiuni de procesare, în cazurile în care consimțământul reprezintă baza legală pentru procesare. În cazurile în care vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor dvs. personale, vă rugăm să rețineți că procesarea va fi încheiată din momentul în care formulați cererea, fără a produce efecte asupra prelucrării care a avut loc înainte de retragerea consimțământului.

8. Crearea de profiluri educaționale

AVENOR poate crea și utiliza profiluri educaționale pentru a evalua performanța elevilor, pentru a identifica lacune în dezvoltarea lor sau pentru a evalua trăsături specifice care caracterizează personalitatea, preferințele, comportamentul sau înclinațiile profesionale ale elevilor.

9. Supraveghere video

AVENOR a implementat un sistem de supraveghere video în campus, pentru a asigura securitatea elevilor, a personalului și a tuturor celorlalte persoane care au acces în campus. Siguranța și securitatea elevilor noștri reprezintă preocuparea noastră principală și aceste camere video ne permit să oferim protecție în timp real. Toate măsurile adoptate pentru asigurarea siguranței și confidențialității imaginilor video înregistrate sunt explicitate în Politica de supraveghere video la sediile Avenor.

10. Persoană de contact

În situația în care doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile enumerate la punctul 7 din această Politică de confidențialitate sau să obțineți informații suplimentare sau clarificări cu privire la prelucrarea datelor dvs. personale, vă rugăm să completați acest formularși să-l trimiteți persoanei responsabile cu protecția datelor la AVENOR în conformitate cu GDPR – Data Protection Officer.

Detaliile de contact ale Data Protection Officer AVENOR:
Adresă e-mail: dpo@avenor.ro

________________________________________

Prevederile Politicii de confidențialitate se aplică împreună cu cele ale altor politici / proceduri adoptate de AVENOR, cum ar fi:
Politica de supraveghere video;
Politica privind stocarea și ștergerea înregistrărilor;
Politica pentru publicarea fotografiilor și înregistrărilor video;
Politica GDPR Avenor în perioada aplicării măsurilor speciale;
Ghid de bune practici pentru asigurarea activităților prin Școala Online.