POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Versiune actualizată în Septembrie 2025

Deoarece considerăm protecția datelor cu caracter personal ca un angajament permanent pentru AVENOR, dedicăm toate resursele și eforturile necesare pentru a prelucra datele dumneavoastră în deplină concordanță cu Regulamentul (UE) 679/2016 (“Regulamentul general privind protecția datelor” sau “GDPR”), precum și cu orice altă legislație internă sau comunitară aplicabilă.  

Cine suntem

În sensul legislației cu privire la protecția datelor, suntem un consorțiu educațional cu denumirea generică de Avenor College, format din Fundația Avenor – ca reprezentant al Liceului Avenor, Școala Gimnazială Avenor și Grădinița Avenor, numit în continuare ”AVENOR”, având rol de operator de date personale. Sediul nostru principal este în București, Drumul Pădurea Pustnicu nr. 125A, sector 1, cod poștal 014042. 

În  cadrul activităților sale curente de furnizare de servicii educaționale, AVENOR procesează datele personale ale angajaților, candidaților la posturile libere, potențialilor, actualilor și foștilor săi elevi, dar și ale părinților acestora sau reprezentanților legali, care au calitatea de persoane vizate, Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează prin mijloace mixte (manuale şi automate), cu respectarea cerințelor legale şi în condiții care să asigure securitatea, confidențialitatea, principiile şi respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Această Politică de Confidențialitate se aplică tuturor informațiilor prelucrate de AVENOR, indiferent de modul în care acestea sunt colectate, procesate sau stocate și descrie, printre altele, tipurile de informații prelucrate, ce facem cu ele, cu cine le partajăm, cât timp le reținem, cum le protejăm și care sunt drepturile dvs. Prezenta Politică acoperă informațiile colectate de AVENOR prin diverse mijloace de comunicare, incluzând, dar fără a se limita la site-ul https://www.avenor.ro/

De ce prelucrăm datele personale

AVENOR procesează datele personale ale tuturor categoriilor de persoane vizate în următoarele scopuri:

  • Furnizarea de servicii educaționale: admiterea, înscrierea elevilor, administrarea clasei și orarului, activități didactice în sediile noastre și online, administrarea examenelor interne și publice, îndrumare pentru înscrierea la facultate, eliberare de registre matricole și rapoarte de evaluare academică;
  • Furnizarea de servicii educaționale complementare: derularea programului Virtual Learning, dezvoltare personală, consiliere personală și consultanță în alegerea carierei, acces la biblioteca școlii, activități co-curriculare, excursii, gestionarea publicațiilor școlare, crearea unui mediu virtual de învățare și acordarea accesului la rețeaua AVENOR, inclusiv asignarea unor conturi de email cu domeniul AVENOR;
  • Asigurarea securității în campus: monitorizarea accesului în campus, servicii permanente de pază și alarmă, supraveghere video, asigurarea securității în sesiunile de educație online;
  • Asigurarea asistenței medicale și a consilierii psihologice în caz de nevoie;
  • Administrarea școlii: gestionarea dosarelor și documentelor educaționale ale elevilor, gestionarea listelor de contacte ale elevilor și părinților (nume, telefon, e-mail), gestionarea facturilor și plăților, audituri și controale interne, elaborarea de rapoarte și statistici, implementarea politicilor școlare, asigurarea colaborării cu alte instituții educaționale, arhivarea fizică și digitală a documentelor, evaluarea calității serviciilor oferite, facilitarea activităților de cercetare;
  • Comunicarea în școală: transmiterea mesajelor în legătură cu elevii și activitățile AVENOR prin intermediul platformelor de comunicare acreditate pentru activități educaționale;
  • Comunicarea cu părinții pentru buna derulare a activităților extra-școlare și a școlii online;
  • Organizarea unor activități de strângere de fonduri și a altor evenimente școlare (concerte, producții de teatru, talent shows, cluburile Avenor, activitate și competiții sportive), inclusiv mesaje de promovare asociate activităților caritabile organizate de AVENOR; 
  • Participarea la evenimente și conferințe interne și internaționale unde organizatorul solicită accesul la datele de înregistrare și participare a elevilor (nume, adrese de email);
  • Soluționarea disputelor și litigiilor.

Ce fel de date personale prelucrăm

În cadrul activităților curente, AVENOR prelucrează următoarele categorii de date personale:

  • Informații și date de contact (numele și prenumele, cetățenia, țara de origine, adresa, informațiile incluse în CI / pașapoarte, CNP, Certificate de naștere, numărul de telefon, e-mail etc.);
  • Detalii bancare;
  • Documente medicale: istoricul medical, alergiile, fișa de vaccinare, afecțiunile, rezultatele examenelor medicale și alte documente medicale ale elevilor;
  • Documente medicale, fișe și dosare medicale ale angajaților; 
  • Date despre mediul educațional și performanța academică a elevilor: rezultate academice și rapoarte de evaluare semestriale, disciplina și conduita elevilor, hobby-uri, rezultatele testelor educaționale, feedback-ul profesorilor, etc.;
  • Date despre disciplina și conduita elevilor, precum și date privind preferințele / interesele elevilor;
  • Date privitoare la adresele de email, adresele IP, dispozitive de conectare și alte elemente personale asociate școlii online;
  • Date despre familie: informații despre frați și surori înscriși la AVENOR, gospodărie, istoric lingvistic, profesie și locul de muncă al părinților etc.;
  • Date de autentificare și de identificare: semnătura olografă, parole de acces la email și platformele utilizate, cardul de acces în campus, date de localizare, adrese IP și alte detalii de identificare online, informații mașina personală pentru acces parcare, etc.;
  • Fotografii, înregistrare de voce și imagini video. 

În general, datele personale deținute de AVENOR sunt furnizate direct de părinți, elevi, candidați și angajați, precum și ca rezultat al interacțiunii dintre școală, elevi și părinți. Există cazuri în care datele au fost furnizate de către terțe părți (transfer dosar de școlarizare sau referințe foști angajatori).


Care este baza legală a activităților de prelucrare a datelor personale

  1. Consimțământul acordat de persoana vizată pentru prelucrarea datelor personale pentru unul sau mai multe scopuri specifice. Exemple de activități curente care necesită obținerea consimțământului: 
  • utilizarea fotografiilor și clipurilor video cu elevii în diferite publicații școlare, pe site-ul web AVENOR și pe paginile oficiale de social media; 
  • utilizarea datelor de contact ale elevilor și părinților pentru comunicări privind organizarea de activități extra-școlare, participarea la tabere, cluburi, excursii, competiții și alte evenimente externe;
  • utilizarea datelor de contact ale părinților pentru mesaje de promovare a acțiunilor caritabile organizate de AVENOR; 
  • alte acorduri care pot fi necesare în mod punctual, se solicită oricând este nevoie, pentru activități la care prelucrarea datelor personale nu poate fi asociată unui alt temei legal. 

 

  1. Prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract 
  • Respectarea prevederilor din Contractul de angajare și toate activitățile ce preced semnarea acestuia constituie principalul temei legal al activităților de prelucrare asociate procesului de angajare;
  • Contractul de școlarizare, conține toate prevederile necesare pentru justificarea legală a activităților derulate în cursul proceselor de educație, în relațiile cu părinții, fiind revizuit și reînnoit la fiecare început de an școlar;
  • Regulamentele de organizare a diferitor evenimente sau concursuri, pot avea rol de prevedere contractuală, dacă sunt bine formulate și sunt aduse la cunoștința tuturor celor implicați.  

 

  1.  Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale
  • Codul Muncii – Legea 53/ 2003, Art.39 – acoperă principalele drepturi și obligații ale salariatului;
  • Legea Contabilității, și toate deciziile și ordinele fiscale – acoperă cerințele legate de facturare, plăți, decontare, documente justificative, precum și condițiile de arhivare; 
  • Legislația Ministerului Educației – impune cerințele specifice pentru derularea activităților din instituțiile de învățământ de stat și privat;
  • Regulamentul UE 679/2016 – stabilește elementele obligatorii dar și recomandările privind menținerea conformității în prelucrarea datelor personale;
  • Legea 190/2018 – stabilește condițiile de aplicabilitate a GDPR în România, cu capitole speciale dedicate obligativității numirii unui DPO și supravegherii la locul de muncă.

 

  1. Prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale – a fost baza de raportare pentru toate deciziile luate pe perioada stării de urgență adoptate în Pandemie, măsuri care au prevalat în fața altor baze legale și libertăți individuale.

 

  1. Prelucrarea este necesară pentru interesul public – deoarece AVENOR oferă servicii educaționale considerate servicii de interes public, pot exista activități ce se pot raporta la această bază legală precum: emiterea documentelor cu rezultate academice, evaluarea capacității de învățare și a performanțelor elevilor, adaptarea activităților didactice la nevoile individuale, etc. 

 

  1. Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator – AVENOR se raportează la această bază juridică pentru a furniza serviciile educaționale pentru care și-a luat angajamentul la cele mai înalte standarde, întotdeauna în beneficiul elevilor și fără a încălca drepturile și libertățile persoanelor vizate:  
  • organizarea procesului de recrutare și selecție în vederea angajării celor mai buni candidați;
  • activități de promovare a școlii, colegiului sau grădiniței, precum și a rezultatelor obținute de elevi;
  • organizarea unor activități caritabile de colectare de fonduri, inclusiv promovarea acestora; 
  • executarea revendicărilor legale, soluționarea plângerilor și controlul terților; 
  • gestionarea, controlul, raportarea și realizare de statistici privind activitatea școlii; 
  • monitorizarea utilizării mediului virtual de învățare și a rețelei, inclusiv a contului email @avenor.ro; 
  • asigurarea securității informației și a modului de prelucrare; 
  • asigurarea securității la sediile AVENOR, inclusiv prin sistemele de monitorizare video;
  • menținerea relațiilor apropiate cu absolvenții și membrii comunității AVENOR; 
  • colaborarea cu alte școli și instituții de învățământ; 
  • colaborarea cu organizatorii unor evenimente interne și internaționale, inclusiv evenimente online;
  • organizarea de cluburi pentru dezvoltarea abilităților elevilor, inclusiv echipe și competiții sportive;
  • accesul la granturi și la alte surse de finanțare. 

 

Care sunt categoriile de date obligatorii și prelucrarea de date critice

Este util să rețineți că există o serie de categorii de date cu caracter personal care sunt obligatorii pentru activitățile specifice derulate de AVENOR, precum încheierea Contractului de școlarizare și pentru a oferi cele mai bune servicii educaționale în interesul elevilor. Respectând principiile GDPR ale adecvării și minimizării datelor, datele esențiale se regăsesc marcate corespunzător în Formularul online de aplicare, anexat la contractul de școlarizare. Necompletarea informațiilor marcate în Formular va împiedica procesul de înregistrare a cererii și de a încheia un contract cu dvs. Deoarece GDPR prevede în mod expres că datele despre copii nu pot fi prelucrate fără acordul părinților, completarea și trimiterea acestor formulare constituie consimțământul dvs. implicit, în calitate de părinți pentru prelucrarea acestor date. 

De asemenea, semnarea Contractelor de angajare necesită o serie de documente absolut necesare, stipulate de Codul muncii, fără de care nu se poate realiza o bună administrare a relațiilor cu angajații.

Trebuie să precizăm cu claritate că AVENOR nu prelucrează date personale considerate critice, care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă, convingerile filozofice sau apartenența la sindicate, precum și date genetice, biometrice, privind sănătatea sau date privind viața și orientarea sexuală. 

Cabinetele medicale prelucrează în mod adecvat date care pot fi considerate speciale, doar pentru asigurarea interesului vital și a interesului public privind menținerea condițiilor generale de sănătate în instituțiile de învățământ, buna derulare a unor programe de prevenție și sănătate ocupațională, diagnosticarea și acordarea de îngrijiri medicale sau sociale sau de tratament pe baza legislației europene sau naționale. De asemenea, profesorii psihologi pot avea acces la o serie de date personale sensibile legate de un anumit profil psihologic, existența unor dosare ale unor copii și activitățile curente de consultații psihologice.

Cu cine partajăm datele personale

Datele personale prelucrate de AVENOR sunt accesibile doar personalului AVENOR din echipele administrative și de educație, care își cunosc rolul și responsabilitatea pentru asigurarea securității și confidențialității acestora. Fișele și datele medicale ale elevilor sunt accesibile doar personalului medical, iar profilurile psihologice ale unor elevi, doar profesorilor psihologi specializați în consiliere individuală. În funcție de programele derulate, alți membri ai personalului pot avea acces la informații medicale specifice, precum existența unor alergii (doar pe bază de consimțământ) sau unele afecțiuni care declanșează nevoi speciale de învățare (programe de interes public).

Partajarea datelor cu terțe părți (parteneri, furnizori, colaboratori, organizatori de evenimente, alte școli și instituții are loc în cadrul activităților curente de prelucrare a căror evidență este ținută în mod riguros și doar pe baza unor acorduri reciproce de prelucrarea a datelor. AVENOR nu partajează date personale cu partenerii decât pentru scopurile pentru care au fost colectate. Categoriile de destinatari includ următoarele:

  • Furnizori de servicii IT, inclusiv aplicații educaționale, instrumente de învățare online, platforme de email sau sisteme de management informațional specifice pentru școli;
  • Personalul cafetăriei AVENOR, în calitate de furnizor independent de servicii alimentare; 
  • Personalul mijloacelor de transport asigurate pentru elevi și personal;
  • Alte grădinițe, școli sau colegii prin transferul dosarelor de școlarizare;
  • Alte instituții sau organizații de învățământ, care nu se limitează la alte școli;
  • Organizatori de evenimente extra-curriculare, inclusiv evenimente online;
  • Furnizorii unor platforme de comunicare și colaborare la distanță utilizate în sesiunile Virtual Learning;
  • Agenții de turism, furnizori de servicii hoteliere;
  • Agenții de asigurări sau servicii legale;
  • Echipe de fotografi și cameramani profesioniști, contractate de AVENOR;
  • Furnizori de servicii de curierat;
  • Furnizori de servicii de utilități;
  • Autorități și instituții publice, instanțe judecătorești, ambasade sau alte misiuni diplomatice;
  • Consultanți fiscali, juridici și contabili;
  • Consultanță GDPR prin servicii DPO externalizate.

Cu cine facem transferuri internaționale de date

AVENOR poate transfera datele personale ale elevilor și părinților către o terță țară numai în scopul participării la activități școlare, excursii sau tabere internaționale care fac obiectul activităților curente. În plus, pentru buna derulare a condițiilor de examinare, AVENOR  transferă datele personale de contact ale elevilor în Marea Britanie – către Cambridge International Examinations. Începând din ianuarie 2020 toate transferurile de date personale către partenerii AVENOR din Marea Britanie sunt justificate în mod legal prin acordurile de adecvare GDPR post Brexit, dintre UE și Marea Britanie. 

Pentru orice altă situație, în care poate avea loc un transfer de date personale în mod punctual, către Uniunea Europeană, țări acreditate de UE sau țări ne-acreditate, se solicită acordul persoanelor vizate (angajați, elevi sau prinți). Utilizarea tuturor aplicațiilor și platformelor online este reglementată prin intermediul contractelor specifice de licențiere și a condițiilor contractuale standard asigurate de toate companiile producătoare sau furnizoare. 

Cât timp reținem datele personale

AVENOR reține datele personale în mod diferențiat, pentru fiecare tip de activitate,  în funcție de termenele stabilite de legislație sau de politicile interne. 

  • Pentru angajați, perioada de retenție a dosarelor de personal este guvernată de legislația specifică administrării resurselor umane;
  • Pentru candidații care nu au parcurs procesul de recrutare retenția CV-urilor se face pe o perioadă de 6 luni, conform unei proceduri interne și a politicii AVENOR pentru candidați;
  • Pentru activitățile de educație, retenția se face în funcție de perioada de valabilitate a contractelor de școlarizare. AVENOR păstrează dosarele elevilor și toate datele referitoare la interacțiunea elevului cu școala în principal pentru evaluarea activităților educaționale și a calității serviciilor oferite, dar și pentru a răspunde potențialelor solicitări ale elevilor cu privire la parcursul lor educațional în cadrul AVENOR , solicitări care apar de obicei după ce elevii termină studiile;
  • Registrele matricole și alte documente școlare referitoare la activitățile de studiu sunt păstrate pentru o perioadă nedeterminată, în conformitate cu obligațiile legale; 
  • Pentru orice altă activitate pentru care există o dispoziție legală ce impune o perioadă minimă de păstrare, AVENOR va păstra datele personale pentru cel puțin acea perioadă obligatorie.

 

Cum asigurăm securitatea datelor personale

 

AVENOR face demersuri rezonabile pentru a asigura confidențialitatea și securitatea datelor cu caracter personal, prin adoptarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru a vă asigura informațiile și pentru a le proteja împotriva utilizării neautorizate sau ilegale, a pierderii sau distrugerii accidentale.

Printre aceste măsuri se numără: folosirea numai de resurse informatice autorizate, gestionarea și monitorizarea accesului la conturile de email, aplicații și platforme, asigurarea măsurilor de protecție antivirus, antimalware și crearea de copii de siguranță, criptarea datelor la nivel de servere, transmiterea parolată prin email a fișierelor ce conțin date personale sau confidențiale, securizarea accesului la servere și echipamentele de rețea, precum și instruirea periodică a personalului privind respectarea cerințelor de securitate a informației. 

În ciuda măsurilor luate pentru a proteja datele dvs. cu caracter personal, vă atragem atenția că transmiterea informațiilor prin Internet, în general, sau prin intermediul altor rețele publice, nu este complet sigură, existând riscul ca datele să fie văzute și utilizate de către terțe părți neautorizate. Nu putem fi responsabili pentru astfel de vulnerabilități ale unor sisteme care nu sunt sub controlul nostru.

 

Care sunt drepturile dvs. privind accesul la informații și prelucrarea datelor personale


GDPR oferă anumite drepturi legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, de care beneficiază toate categoriile de persoane vizate ale căror date sunt prelucrate de AVENOR. Elevii de colegiu, care datorită vârstei se presupune că au un nivel corespunzător de înțelegere și-ar putea exercita drepturile prezentate în această secțiune, în mod individual. AVENOR respectă toate drepturile stabilite de GDPR și dispune de toate resursele necesare pentru rezolvarea oricărei solicitări privitoare la respectarea acestor drepturi, adoptând o procedură specială pentru gestionarea solicitărilor primite de la persoanele vizate.

  • Dreptul de acces la datele personale – implică posibilitatea de a obține informații suplimentare de la AVENOR privind tipurile de date personale prelucrate, scopul prelucrării, categoriile de destinatari, perioada de reținere prevăzută, precum și retragerea unui consimțământ. În calitate de Solicitant, nu trebuie decât să completați un Formular specializat pentru accesul la date personale și să îl trimiteți prin email la adresele noastre de contact, sau pe adresa dpo@avenor.ro
  • Dreptul la rectificare – permite rectificarea oricăror date personale incorecte pe care AVENOR le poate deține, precum și de a vă actualiza datele personale incomplete.
  • Dreptul la ștergerea datelor personale – se poate aplica pentru anumite categorii de date sau în anumite situații în care nu există reglementări privind retenția și arhivarea reglementate prin lege. Chiar dacă ștergerea datelor a fost efectuată, aceasta nu garantează în totalitate „dreptul de a fi uitat”, datorită unor reglementări de procedură, care printre altele ne obligă să ținem o evidență a tuturor solicitărilor primite și modul de rezolvare a acestora. 
  • Dreptul la restricționarea procesării – adică de a obține restricții privind prelucrarea AVENOR pentru unele categorii de date personale, conform unor situații specifice stabilite de GDPR, cum ar fi restricționarea prelucrării pe perioada rectificării datelor contestate; 
  • Dreptul la portabilitatea datelor – implică dreptul de a primi datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod frecvent și care poate fi accesat electronic și să transmiteți aceste date mai departe unui alt operator. De asemenea, puteți solicita AVENOR să transmită anumite seturi de date, într-un format standardizat, către un alt operator;
  • Dreptul de vă opune prelucrării datelor – din motive legate de situația dvs. particulară;
  • Dreptul de a vă retrage consimțământul – reprezintă un caz particular al dreptului la opoziție, atunci când acordul dat reprezintă singura formă de bază legală. AVENOR  va înceta procesarea datelor respective începând cu momentul în care s-a depus cererea de renunțare la consimțământ, toate activitățile precedente de prelucrare fiind considerate valabile;
  • Drepturi legate de luarea automată a deciziilor și profilare – oferă garanții împotriva riscului ca o decizie potențial dăunătoare să fie luată fără intervenția omului. La AVENOR nu se utilizează proceduri automatizate de luare a deciziilor și nici activități de profilare pe scară largă care să contravină acestui drept. AVENOR poate crea și utiliza profiluri educaționale pentru a evalua performanța elevilor, pentru a identifica lacune în dezvoltarea lor sau pentru a evalua trăsături specifice care caracterizează personalitatea, preferințele, comportamentul sau înclinațiile profesionale ale elevilor.
  • Dreptul de a depune o plângere – în cazul în care nu sunteți mulțumiți de modul în care AVENOR efectuează prelucrarea datelor dvs. personale sau considerați răspunsul primit la o anumită solicitare ca nesatisfăcător, puteți să depuneți o plângere printr-un formular online la Autoritatea pentru protecția datelor, accesând site-ul dataprotection.ro.

Cum folosim sistemul de supraveghere cu camere video

Prin intermediul sistemului de supraveghere video instalat în ambele locații, AVENOR prelucrează date cu caracter personal, respectiv imaginea și alte informații ce permit identificarea unei persoane – date aparținând angajaților, colaboratorilor, vizitatorilor și oricăror altor persoane care intră pe teritoriul companiei. Singurul temei legal al acestei monitorizări video este asigurarea obligațiilor legale ce includ paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor (Legea 333/2003), precum și protecţia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date (GDPR și Legea 190/2018).

Prin Politica de supraveghere video, AVENOR garantează faptul că nu efectuează o monitorizare specială a persoanelor înregistrate de camerele video și nu folosește imaginile video în alte scopuri decât cele privitoare la asigurarea elementelor de securitate şi control al accesului în incintele campusului, securitatea bunurilor şi siguranța persoanelor – angajaţi, elevi, părinți sau vizitatori, precum şi a proprietăților şi informațiilor deținute. 

Cum ne puteți contacta

Oricând doriți să intrați în legătură cu noi pentru clarificări privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau a trimite o solicitare privind exercitarea drepturilor menționate, nu trebuie decât să completați Formularul pentru solicitări ce poate fi descărcat de pe site și să îl trimiteți responsabilului cu protecția datelor la AVENOR (Data Protection Officer) pe adresa de email: dpo@avenor.ro

Ce v-ar mai putea interesa

Prevederile Politicii de confidențialitate se aplică împreună cu cele ale altor politici / proceduri adoptate de AVENOR, cum ar fi:
• Politica de supraveghere video;

  • Politica de securitate IT;
  • Politica GDPR pentru candidați;
    • Politica privind stocarea și ștergerea înregistrărilor;
    • Politica pentru prelucrarea imaginilor personale;
  • Procedura pentru gestionarea solicitărilor primite de la persoanele vizate
  • Procedura pentru retragerea consimțământului

Pentru vizitatorii site-ului avenor.ro, vă rugăm să citiți și:

Revizuire și monitorizare

Această politică va fi revizuită la fiecare 3 ani. 

Această politică a fost dezvoltată în conformitate cu legislația românească. În cazul în care apar actualizări ale legislației, acestea vor fi adoptate și incorporate în politica imediat după apariție.

 

Revizuit:

10.09.2025

În vigoare de la data de:

11.09.2025

Următoarea revizuire:

Sep. 2028



popup